ANALISIS PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan sistem menjadi komponen-komponennya dengan tujuan untuk mempelajari seberapa baik komponen tersebut bekerja dan berinteraksi dalam mencapai tujuan. Desain sistem adalah pelengkap teknik pemecahan masalah yang mengumpulkan kembali bagian-bagian komponen dari suatu sistem dan kemudian memperbaiki sistem tersebut dengan menambahkan, menghapus dan mengubah potongan tersebut sehingga berubah dibandingkan sistem awal.

Analisis sistem adalah konsep yang menggambarkan fase awal dari pengembangan sistem. Pada umumnya, tidak ada definisi yang dapat diterima secara universal mengenai analisis sistem, dan pada kenyataannya tidak ada kesepakatan mengenai kapan analisis sistem berakhir dan kapan desain sistem dimulai.

Analisis sistem informasi didefinisikan sebagai fase pengembangan dalam suatu proyek yang memfokuskan pada masalah bisnis, independen terhadap teknologi yang dapat digunakan/implementasikan sebagai solusi terhadap masalah tersebut.
Analisis sistem dikendalikan oleh pemilik sistem dan pengguna sistem. Karenanya diperlukan blok DATA, PROCESS, dan INTERFACE dari pemilik sistem dan pengguna sistem sesuai pandangan masing-masing dalam hal masalah bisnis. Sistem Analyst menyediakan fasilitas analisis sistem. Dokumentasi dan pengiriman dilakukan oleh analisis sistem dan tersimpan di dalam repository.

Tahap Pemeriksaan Awal

Tahap pemeriksaan awal adalah tahap pertama dari proses pengembangan sistem klasik. Tahap ini menjawab pertanyaan apakah suatu proyek pantas untuk dikerjakan. Untuk itu, pemeriksaan awal harus mendeskripsikan tujuan dari proyek dan masalah, peluang, dan arahan yang memicu proyek tersebut. Tahap pemeriksaan awal terutama berkaitan dengan pandangan pemilik sistem secara umum terhadap sistem tersebut.

Tahap pemeriksaan awal dilakukan dalam waktu yang singkat, seluruh tahap tidak boleh Melebihi 2 - 3 hari untuk sebagian besar proyek. Tahap pemeriksaan awal umumnya terdiri dari hal-hal sebagai berikut :

1. Membuat daftar masalah, peluang dan arahan

Ini adalah salah satu pekerjaan utama dalam tahap pemeriksaan awal yang diestimasi berkaitan dengan urgensi, visibilitas, keuntungan nyata, dan prioritas. Pekerjaan ini biasanya diatur oleh analis sistem senior. Pekerjaan ini dipicu oleh permintaan akan proyek.

2. Mendiskusikan tujuan awal

Tujuan mendeskripsikan batasan dari proyek, yaitu aspek dari bisnis yang diperhitungkan dan yang tidak. Tujuan dapat berubah selama proyek dilaksanakan, tetapi rencana proyek awal harus membangun tujuan awal. Kemudian bila tujuan berubah secara signifikan, semua anggota yang berhubungan akan memiliki pemahaman yang lebih baik terhadap perubahan anggaran dan jadwal. Pekerjaan ini menggunakan masalah yang didefinisikan oleh pekeerjaan sebelumnya. Masalah, peluang dan arahan tersebut merupakan dasar dalam menentukan tujuan.

3. Mengestimasi nilai proyek

Tidak mungkin untuk melakukan analisis feasibilitas yang menyeluruh berdasarkan fakta terbatas yang dapat dikumpulkan. Pekerjaan ini dipicu oleh pekerjaan sebelumnya yang menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk menilai sebuah proyek. Pekerjaan selanjutnya dalam tahap pemeriksaan awal hanya dilaksanakan bila dinyatakan cukup bernilai untuk dilanjutkan.

4. Merencanakan proyek

Bila suatu proyek sudah dinyatakan layak untuk dilanjutkan, baru dapat dilakukan perencanaan secara mendalam. Perencanaan awal proyek minimal harus terdiri dari rencana utama awal (baseline plan) yang mencakup penjadwalan dan penugasan sumber daya untuk seluruh proyek. Perencanaan ini akan di evaluasi pada akhir setiap tahap dari proyek. Selain itu juga harus ada rencana dan jadwal yang mendetail untuk menyelesaikan tahap berikutnya. Pekerjaan ini menjadi tanggung jawab dari manajer proyek.

5. Presentasi proyek beserta rencananya

Pada banyak organisasi, terdapat lebih banyak proyek yang potensial dibandingkan sumber daya yang diperlukan untuk mengerjakan atai membiayainya. Jadi sbuah proyek harus dipresentasikan kepada steering body untuk mendapat persetujuan. Steering body adalah sebuah dewan bisnis eksekutif dan manajer sistem yang mempelajari dan memberikan prioritas pada proposal proyek yang diajukan untuk menentukan proyek mana yang akan memberikan keuntungan terbesar bagi perusahaan dan yang akan disetujui untuk pengembangan sistem berkelanjutan. Setiap steering body harus terdiri dari ahli sistem atau manajer noninformasi.

Di samping itu, sangat penting untuk mempresentasikan jadwal dan tujuan dari suatu proyek kepada seluruh komunitas bisnis. Kemampuan komunikasi dan interpersonal yang efektif sangat dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan ini. Peserta pada tahap awal pemeriksaan ini dapat memutuskan bahwa proyeknya tidak layak untuk dilanjutkan. Steering body juga dapat memutukan bahwa ada proyek lain yang lebih penting. Jadi proyek tersebut akan segera dihentikan. Sebaliknya, jika proyek tersebut sudah disetujui oleh semua pemilik sistem dan steering body, proyek tesebut dapat dilanjutkan ke tahap analisis masalah.

Tahap Analisis Masalah

Tahap analisis masalah menjawab pertanyaan apakah masalah yang ada layak untuk dipecahkan atau tidak, atau dengan kata lain tahap analisis masalah biasa dikenal sebagai tahap kelayakan analisis.

Tahap analisis masalah tidak bisa dilewatkan, kecuali ada alasan untuk mempercepat tahap ini. Misalnya, proyek dijalankan atas dasar rencana strategis/taktis sehingga kelayakan dari proyek tidak diragukan lagi. Jika ini yang terjadi, tahap ini bisa direduksi jadi tahap pengenalan ke sistem saat ini, bukan menganalisanya.

Tujuan utama tahap analisis masalah adalah mempelajari dan mengerti asal masalah melalui analisis masalah, kesempatan, dan masalah. Biasanya digunakan model sistem seperti diagram aliran data,dsb. Sebaiknya, digunakan sistem modelling yang minimal.

Tergantung dari ukuran sistem, waktu untuk menyelesaikan tahap ini kira-kira 1-4 minggu, tahap analisis masalah ini terbagi menjadi tahap-tahap sebagai berikut:

1. Mencari sumber masalah

Tugas ini dipimpin oleh pimpinan proyek, namun difasilitasi oleh analis pimpinan sistem. Selain itu dibutuhkan pemilik dan pemakai program untuk membantu tahap ini, bahkan pemakai bisa dijadikan sebagai analis bisnis juga dalam tahap ini.
Yang bisa dihasilkan dari tahap ini adalah pengertian tentang sumber masalah dan kosakata bisnis.

2. Analisis masalah dan kesempatan

Analisis masalah sangat sulit untuk dikuasai, yang efektif adalah jika mempersepsikan setiap masalah menjadi analisis sebab dan akibat. Analisis sebab dan akibat mengarahkan kita ke pengertian sebenarnya tentang masalah dan solusi yang dihasilkan akan lebih kreatif dan berharga.

Tahap ini difasilitasi oleh analis sistem. Pemilik dan pemakai juga harus aktif berpartisipasi karena mereka adalah pakarnya sumber masalah. Desainer sistem dan pembangun sistem biasanya tidak dilibatkan, kecuali jika mereka diminta untuk menganalisa masalah teknis yang mungkin muncul di sistem.

3. Analisis proses bisnis

Tahap ini hanya dilakukan jika akan dilakukan perancangan ulang proses bisnis. Tahap ini difasilitasi oleh analis sistem dan analis bisnis. Sebaiknya, para analis ini sudah terlatih, berpengalaman di perancangan proses bisnis. Pemilik dan pemakai juga bisa membantu.

4. Menentukan tujuan perbaikan system

Setelah mengerti sistem secara keseluruhan, kita bisa menentukan tujuan dari perbaikan sistem. Tahap ini mendefinisikan kriteria perbaikan apa saja yang akan diukur dan dan mengidentifikasikan hambatan yang akan timbul.

Tujuan adalah ukuran kesuksesan, berupa hal yang ingin kita capai, sedangkan hambatan adalah semua hal yang akan membatasi fleksibilitas untuk menghasilkan solusi pencapaian tujuan.

Tahap ini difasilitasi oleh analis sistem. Pemilik dan pemakai juga harus aktif berpartisipasi karena mereka adalah pakarnya sumber masalah. Desainer sistem dan pembangun sistem biasanya tidak dilibatkan, kecuali jika mereka diminta untuk menganalisa masalah teknis yang mungkin muncul di sistem ini.

5. Memperbarui Rencana Proyek

Proses memperbarui rencana proyek difasilitasi oleh proyek manajer yang bekerja sama dengan pemilik sisem dan seluruh anggota tim yang berkecimpung dalam proyek tersebut.

6. Mempresentasikan Penemuan dan Rekomendasi• Proyek manajer dan eksekutif sponsor seharusnya bergabung untuk memfasilitasi pekerjaan ini (mempresentasikan penemuan dan rekomendasi.

Fase Analisis Kebutuhan

Kegiatan yang dilakukan di fase ini adalah :

1. Mendefinisikan masalah.

2. Menganalisis kebutuhan fungsional.

3. Mencari dan melengkapi kebutuhan.

4. Memprioritaskan kebutuhan.

5. Memperbarui rencana proyek.