SISTEM APLIKASI PENERIMAAN KAS PADA

PROSES PENERIMAAN SISWA BARU

DI SMK SETIA NEGARA DEPOK

FASE I

1. Pengenalan

1.1.Masalah

Dalam rangka meningkatkan mutu pendidikan, disamping melaksanakan system pembelajaran yang baik, sekolah hendaknya selektif dalam menerima siswa baru. Hal tersebut berpengaruh pada kualitas pendidikan yang akan diterima oleh siswa. Karena tidak semua siswa dapat menyerap secara sama pendidikan yang diajarkan oleh sekolah yang mutu pendidikannya terjamin kualitasnya. Oleh karena itu,perlu adanya sebuah system penerimaan siswa baru yang selektif dan akurat.

Semakin banyaknya persaingan antar sekolah-sekolah dalam hal penerimaan siswa baru, maka dengan kualitas pendidikan serta sarana dan prasarana memadai dan telah mencetak lulusan yang banyak diterima di universitas-universitas ternama di Indonesia dan bekerja di instansi pemerintah, mau tidak mau harus harus mengimbangi hal tersebut dengan adanya sistem Penerimaan Siswa Baru yang mudah, efektif, efisien dan dapat dimengerti oleh para calon siswa baru yang akan mendaftar. Sehingga dengan adanya sistem penerimaan siswa baru pihak sekolah dan calon siswa baru merasa sama-sama diuntungkan.

Sistem Penerimaan Siswa Baru berfungsi untuk mempermudah dan mempercepat dalam penyeleksian calon siswa baru, dan hasil seleksi lebih akurat. sehingga sekolah mendapat siswa yang berkualitas baik dalam pendidikan dan perilaku calon siswa tersebut. Selain itu, sistem penerimaan siswa baru merupakan sistem yang dapat mempermudah para calon siswa baru dalam mengikuti jalur pendaftaran yang dilaksanakan dan digunakan oleh oleh pihak sekolah

1.2 Kesempatan

Pada proses penerimaan siswa baru terkadang kita menemukan salah satunya adalah proses pengambilan dan pengembalian formulir yang memerlukan dokumentasi berupa kwitansi bukti pembayaran atas formulir tersebut. Permasalahan akan muncul bilamana perbandingan antara panitia PSB berbanding 100 : 1, begitu pula yang terjadi pada saat proses registrasi siswa yang telah dinyatakan telah lulus, dibutuhkan pencatatan transaksi atas bukti pembayaran uang muka sekolah. Oleh karena itu dibutuhkan suatu system yang berfungsi meningkatkan efektifitas dan efisiensi proses kegiatan penerimaan siswa baru tersebut.

Begitu pentingnya sistem penerimaan siswa baru yang dilaksanakan oleh setiap sekolah guna menyaring siswa yang akan dididik menjadi lulusan yang memiliki sumber daya yang tinggi yang baik akan diserap di dunia kerja maupun melanjutkan di perguruan tinggi, maka perlu dibuat Sistem Penerimaan Siswa Baru berfungsi untuk mempermudah dan mempercepat dalam penyeleksian calon siswa baru, dan hasil seleksi lebih akurat yang berdasar pada sistem komputerisasi.

Oleh karena itu kami bermaksud membuat suatu system aplikasi penerimaan siswa baru guna untu membantu panitia pelaksana PSB tersebut sehingga berjalan secara cepat tanpa ada hambatan atau kendala (human eror)

1.3 Tujuan

Sistem ini memiliki tujuan :

· Untuk mempermudah dalam penyeleksian siswa baru.

· Untuk mempercepat dalam penyeleksian siswa baru.

· Mempermudah proses transaksi dokumentasi penerimaan kas pada kegiatan Penerimaan Siswa Baru

· Untuk mempermudah dalam seleksi data

· Untuk mempermudah penyimpanan data dari tahun ke tahun dalam sistem komputerisasi.

2 Keterlibatan personal

2.1 Analis Sistem

Menghadapi masalah pendaftaran calon siswa baru, maka kami mencoba mengembangkan sistem pendaftaran calon siswa baru menjadi sistem yang terkomputerisasi. Dengan adanya sistem yang baru diharapkan dapat membantu pegawai bagian pendaftaran calon siswa baru dalam menjalankan tugas. Adapun diagram alir sistem yang dirancang dan dikembangkan tampak seperti gambar di bawah ini

Hal tersebut diatas kami kaitkan dengan proses penerimaan siswa baru yang biasa diterapkan di masing-masing sekolah seperti yang termaktub pada gambar dibawah ini:

2.2 Manajemen user

Pada sistem yang kami buat ini, pengguna sistem dapat ditunjuk dari siapapun karena sistem yang kami buat dengan tampilan sederhana memungkinkan dapat dijalankan oleh semua pengguna meskipun masih pemula, selain itu kami sertakan petunjuk penggunaan sistem, jadi meski ada yang tidak dimengerti dengan membaca petunjuk sistem tersebut pengguna akan bisa memahaminya. Untuk fasilitas yang kami sediakan sangat sederhana yaitu hanya sebuah komputer dan program yang kami buat tersebut.

Pengguna System Penerimaan Siswa Baru diantaranya

1. Panitia yang bertugas sebagai administrator memperoleh hak akses penuh

2. Panitia yang bertugas sebagai penginput data (haknya hanya input data saja).

3. Calon siswa atau orang tua siswa mendapat hak akses informasi hasil seleksi dan pengumuman.

2.3 Manajemen sistem

Sistem penerimaan siswa baru ini didesain menggunakan pemrograman Microsoft Visual basic 6.0, dan dirancang dengan pengolahan data langsung, maksudnya agar setiap data yang masuk langsung diproses dalam komputer. Adapun prosedur yang akan di proses antara lain, data petugas, data pendaftar, dan data test. Apabila ada transaksi pendaftaran, maka petugas akan mencatat dan memasukan data ke dalam komputer dan secara otomatis data tersebut akan tersimpan, begitu juga pada transaksi test, dengan begitu petugas akan dengan mudah mengetahui berapa jumlah pendaftar dan siapa saja yang mendaftar pada bulan dan tanggal tertentu, serta akan mudah jika ingin melakukan pencarian data dengan cepat, dan efisien.

FASE II

Menentukan kebutuhan informasi

1.1.Interview manajemen, operasi dan personal

Pada fase ini penulis mengadakan interview dengan beberapa pihak antara lain pihak manajemen, pihak operasi dan pihak personal. Interview ini berguna untuk proses pembuatan program aplikasi penerimaan kas pada kegiatan PSB di sekolah yang dijadikan objek. Antara lain Penulis mengadakan interview dengan pihak manajemen berguna sebagai registrasi atau permohonan izin untuk mengadakan penelitian yang meraup informasi-informasi umum mengenai keadaan sekolah dan lingkungannya. Penulis juga mengadakan interview dengan pihak personal sekolah, dalam hal ini Pembentukan Panitia Penerimaan Siswa Baru guna mengetahui prosedur penerimaan siswa baru mulai dari pengambilan formulir sampai proses registrasi (pendaftaran ulang) oleh siswa yang telah dinyatakan lulus. Sedangkan interview personal ialah interview kepada setiap pelaksana tugas panitia penerimaan siswa baru guna memberikan info menggunakan objek yang nantinya akan kita buat.

1.2.Mengumpulkan dokumen sistem / operasi

Pada fase ini penulis mengumpulkan beberapa dokumen yang dijadikan referensi dalam membangun system aplikasi penerimaan siswa baru, sebagai contoh mencari beberapa referensi buku yang berkaitan dengan software atau aplikasi yang akan digunakan membuat program tersebut. Selain itu penulis juga mencari beberapa dokumentasi yang berkaitan dengan prosedur pelaksanan penerimaan siswa baru pada system yang lama yang telah dilaksanakan oleh sekolah atau objek penelitian kita.

1.3.Mengamati sistem dan keterlibatan personal

Pada fase ini penulis mengamati system serta keterlibatan sistem tersebut sebagai proses berinteraksi dengan empat Entity yaitu Calon siswa, Panitia PSB, Tata Usaha serta Kepala Sekolah.

Sistem menerima Input berupa :

• Data Calon siswa yang berasal dari calon siswa berupa ijazah, SKHU, Foto serta kelengkapan persyaratan lainya.
• Hasil seleksi dari panitia PSB yang diperoleh setelah dilakukan penyeleksian data siswa, hasil seleksi tersebut dalam bentuk Rangking.

Sistem mengeluarkan Output berupa :

• Rincian data Siswa yang di tujukan kepada panitia PSB yang diperoleh dari data calon siswa dari calon siswa.
• Pengumuman kepada calon siswa yang berasal dari rincian data siswa dari panitia yang telah diproses oleh system menjadi pengumuman tersebut.
• Data siswa diterima kepada tata usaha yang nanti nya akan mejadi kegiatan rutin Tata Usaha dalam menangani urusan kesiswaan.

Laporan kepada Kepala Sekolah berupa Laporan hasil seleksi, serta kegiatan yang telah dilaksanakan.

1.4.Mengunakan pertanyaan who, what, where, when, how, dan why

Pada fase ini penulis menyediakan beberapa pertanyaan yang nantinya akan dijadikan sebagai alat pembantu menyelesaikan tujuan akhir dari proses pembuatan system aplikasi yang akan dibuat. Berikut ini contoh beberapa pertanyaan tersebut antara lain :

a. Apakah tujuan pengembangan system ini dilaksanakan? (what)

b. Mengapa kita perlu menerapkan PSB secara komputerisasi ? (why)

3. Dimana program aplikasi ini akan dijalankan? (where)
4. Kapan program aplikasi ini dipergunakan? (when)
5. Bagaimana cara menerapkan PSB agar labih terorganisir? (how)
6. Bagaimana prinsip kerja sistem PSB tersebut? (how)
7. Siapa sajakah pengguna dalam sistem tersebut? (Who)