NAMA : BAHRUN NUR

NIM : KA090003

E-Library

Pada kesempatan ini kami akan mencoba membahas suatu materi tentang E-Library. Sebelum kita melangkah lebih lanjut, kita mesti tahu apa defenisi daru E-Library tersebut, berikut beberapa pengertian E-Librarymenurut sumbernya :

Menurut Glossary yang dikeluarkan oleh African Digital Library, yang dimaksud dengan koleksi digital adalah:

“This is an electronic Internet based collection of information that is normally found in hard copy, but converted to a computer compatible format. Digital books seemed somewhat slow to gain popularity, possible because of the quality of many computer screens and the relatively short ‘life’ of the Internet.”

Sedangkan menurut Donald J. Waters mendefinisikan perpustakaan digital adalah :

“Digital libraries are organizations that provide the resources, including the specialized staff, to select, structure, offer intellectual access to, interpret, distribute, preserve the integrity of, and ensure the persistence over time of collections of digital works so that they are readily and economically available for use by a defined community or set of communities.”

Perpustakaan digital (Inggris: digital library atau electronic library atau virtual library) adalah perpustakaan yang mempunyai koleksi buku sebagian besar dalam bentuk format digital dan yang bisa diakses dengan komputer. Jenis perpustakaan ini berbeda dengan jenis perpustakaan konvensional yang berupa kumpulan buku tercetak, film mikro (microform dan microfiche), ataupun kumpulan kaset audio, video, dll. Isi dari perpustakaan digital berada dalam suatu komputer server yang bisa ditempatkan secara lokal, maupun di lokasi yang jauh, namun dapat diakses dengan cepat dan mudah lewat jaringan komputer.”

Singkatnya koleksi digital sebenarnya dapat dipahami sebagai koleksi informasi dalam bentuk elektronik atau digital yang mungkin terdapat juga dalam koleksi cetak, yang dapat diakses secara luas menggunakan media komputer dan sejenisnya. Koleksi digital disini dapat bermacam-macam, dapat berupa buku elektronik, jurnal elektronik, database online, statistic elektronik, dan lain sebagainya.

Setiap perguruan tinggi harus menyadari bahwa digitalisasi di perpustakaan adalah untuk meningkatkan kualitas jasa, bukan sebagai penambahan jumlah atau pembaharuan (modernisasi) peralatan saja. Dalam hal ini perpustakaan digital dapat diukur berdasarkan 10 butir penilaian kualitas jasa, yaitu :

1. Kinerja umum (performance); Memenuhi persyaratan dasar dalam penggunaan teknologi digital
2. Keselarasan (conformance); Memakai standar lokal, nasional, maupun internasional dalam hal pengiriman dan pertukaran informasi
3. Kekhususan (features); Memberikan kemudahan yang tidak ada di perpustakaan biasa dalam bentuk fitur atau jasa khusus
4. Kehandalan (reliability); Menjamin keajegan dalam penyediaan informasi
5. Kesinambungan (durability); Bukan merupakan ”proyek sesaat”
6. Keterbaruan (currency); Informasi selalu diperbarui
7. Kemudahan jasa (servive ability); Mudah digunakan, termasuk bagi mereka yang baru pertama kali menggunakan.
8. Keindahan penampilan (aesthetics and image); Memenuhi selera pengguna demi kenyamanan penggunaan
9. Kesepakatan kualitas (perceived quality); Merupakan kesepakatan antar pemakai, bukan pandangan individual
10. Kebergunaan (usability);
    Merupakan ukuran paling penting di semua jenis jasa. Nilai ditentukan oleh pengguna sesuai persepsi subyektif berdasarkan pengalaman mereka dalam hal:

a. Efektivitas sistem

Seberapa jauh perpustakaan digital mampu secara tepat memberikan solusi informasi bagi pengguna. Termasuk di sini adalah relevansi informasi itu bagi pengguna.

b. Efisiensi sistem

Yaitu kemampuan sistem menghemat waktu dan upaya pengguna dalam mendapatkan informasi dari berbagai sumber, tidak hanya dari lingkungan lokal.

c. Kepuasan

Yaitu ukuran subyektif tentang kemudahan pemakaian, tampilan, struktur informasi, kandungan, keluasan jaringan (seberapa banyak sumber yang bisa dihubungi)

d. Kemudahan integrasi

Seberapa jauh perpustakaan digital dan jasanya dapat dengan mudah dijadikan bagian dari kegiatan utama pengguna di universitas (belajar, mengajar, penelitian)

Membangun koleksi digital juga dapat dilakukan dengan cara melakukan pengadaan koleksi melalui penyedia koleksi digital atau database digital baik membeli atau berlangganan. Adapun ragam koleksi digital adalah :

1. E-Journal

Menurut Glossary yang dikeluarkan oleh African Digital Library, yang dimaksud dengan e-journal adalah :

“An article or complete journal available fully electronically via a web-site on the Internet. It could be available free or as part of a paid for service. This trend is older and more established than the trend of providing e-book content via the Internet.”

Artikel-artikel untuk jurnal ilmiah merupakan pengetahuan primer, berbeda dengan buku pelajaran yang merupakan pengetahuan sekunder. Pengetahuan primer baru akan ada apabila ada penelitian baru, jadi suatu penerbit tidak dapat begitu saja menerbitkan jurnal ilmiah dan mencari artikel untuk jurnalnya. Apabila tidak ada yang meneliti maka tidak ada jurnal yang perlu diterbitkan. Situasi ini sama sekali terbalik dengan penerbitan majalah.Penelitian memerlukan dana yang tidak sedikit, dengan dermikian tidak heran bahwa kualitas ilmiah suatu negara tergantung dari alokasi dana penelitian yang dialokasikan oleh pemerintahnya. Amerika Serikat dan negara-negara Eropa secara tradisional mempunyain anggaran besar untuk penelitian, sehingga negera-negara itu menjadi sumber utama-artikel ilmiah. Sumber lain untuk penelitian adalah yayasan-yayasan yang dibentuk oleh para milyarder di negara-negara maju.

Saat ini banyak perpustakaan perguruan tinggi berlangganan database online yang berisi berbagai macam jurnal elektronik maupun artikel elektronik. Melalui database online ini perpustakaan mampu menyediakan koleksi digital yang dapat diakses oleh pengguna perpustakaan dalam wilayah area tertentu. Ebscohost dan Proquest adalah dua contoh database yang saat ini cukup laris dan menjadi primadona bagi perpustakaan perguruan tinggi yang ingin menyediakan koleksi digital. Untuk membangun sistem perpustakaan digital, ada banyak aplikasi yang bisa digunakan, baik yang komersial maupun yang Open Source.

Akses e-journal di Indonesia masih menemui berbagai kendala, diantaranya seperti yang diungkap oleh Budi Rahardjo, yaitu :

a. Kurangnya penguasaan bahasa Inggris.

Kita sadari bahwa tidak semua orang Indonesia akan belajar bahasa Inggris, tetapi sebagian besar informasi di Internet tersedia dalam bahasa Inggris. Maka penguasaan bahasa Inggris menjadi salah satu keunggulan (advantage).

b. Kurangnya sumber informasi dalam bahasa Indonesia.

Untuk itu sumber informasi dalam bahasa Indonesia harus tersedia. Saat ini belum banyak sumber informasi pendidikan yang tersedia dalam bahasa Indonesia.

2. Katalog Online (OPAC)

Berdasarkan Wikipedia Indonesia, ensiklopedia bebas berbahasa Indonesia, menyebutkan :

“An Online Public Access Catalog (often abbreviated as OPAC or simply Library Catalog) is an online database of materials held by a library or group of libraries. Users typically search a library catalog to locate books, periodicals, audio/visual materials or other items under control of a library.

OPAC merupakan database online berupa bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan, di mana pengguna bisa melakukan pencarian bahan pustaka yang dimaksud untuk mengetahui lokasi maupun status bahan pustaka tersebut. Tujuan utama dari katalog terkomputerisasi adalah membuat suatu sistem pengkatalogan yang sesuai dengan pemanfaatannya.. Sumber-sumber pembuatan katalog online (terkomputerisasi) didapatkan dari:

a. Katalog manual lokal yang berbentuk lembaran atau kartu tercetak; File yang telah dibuat oleh kataloger, baik telah berformat MARC maupun belum;

b. Penggabungan (integrasi) file database katalog antar perpustakaan;

c. Membeli katalog komersial berformat MARC.

Hasil katalog terkomputerisasi ini dapat diakses melalui Online Public Access Catalogue (OPAC) atau situs web.

3. E-books

Berdasarkan Wikipedia, the free encyclopedia menyebutkan bahwa e-book adalah:

“An e-book (short for electronic book, also written eBook or ebook) is an e-text that forms the digital media equivalent of a conventional printed book, often protected with a digital rights management system. E-books are usually read on personal computers or smart phones, or on dedicated hardware devices known as e-book readers or e-book devices. Many mobile phones can also be used to read e-books.”

Buku-e (singkatan dari buku elektronik) atau buku digital adalah versi elektronik dari buku. Jika buku pada umumnya terdiri dari kumpulan kertas yang dapat berisikan teks atau gambar, maka buku-e berisikan informasi digital yang juga dapat berwujud teks atau gambar. Dewasa ini buku-e diminati karena ukurannya yang kecil bila dibandingkan dengan buku, dan juga umumnya memiliki fitur pencarian, sehingga kata-kata dalam buku-e dapat dengan cepat dicari dan ditemukan. Terdapat berbagai format buku-e yang populer, antara lain adalah teks polos, pdf, jpeg, lit dan html. Masing-masing format memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing, dan juga bergantung dari alat yang digunakan untuk membaca buku-e tersebut.

a) Teks polos : Teks polos adalah format paling sederhana yang dapat dilihat hampir dalam setiap piranti lunak menggunakan komputer personal. Untuk beberapa devais mobil format dapat dibaca menggunakan piranti lunak yang harus lebih dahulu diinstal.

b) Pdf : Format pdf memberikan kelebihan dalam hal format yang siap untuk dicetak. Bentuknya mirip dengan bentuk buku sebenarnya. Selain itu terdapat pula fitur pencarian, daftar isi, memuat gambar, pranala luar dan juga multimedia.

c) JPEG : Seperti halnya format gambar lainnya, format JPEG memliki ukuran yang besar dibandingkan informasi teks yang dikandungnya, oleh karena itu format ini umumnya populer bukan untuk buku-e yang memilki banyak teks akan tetapi untuk jenis buku komik atau manga yang proporsinya lebih didominasi oleh gambar.

d) LIT : Format LIT merupakan format dari Microsoft Reader yang memungkinkan teks dalam buku-e disesuaikan dengan lebar layar divais mobil yang digunakan untuk mebacanya. Format ini memiliki kelebihan bentuk huruf yang nyaman untuk dibaca.

e) HTML : Dalam format HTML ini gambar dan teks dapat diakomodasi. Layout tulisan dan gambar dapat diatur, akan tetapi hasil dalam layar kadang tidak sesuai apabila dicetak.

Dalam menyebarkan informasi digital, maka perlu suatu media yaitu internet. Ada beberapa pengertian internet, diantaranya adalah :

Smith menyatakan bahwa internet adalah:

“The internet is just an international network of computer linked together. Once you’re hooked up and plugged in you can rocket around computers across the world, drop into discussion groups, read bulletin boards, share ideas, photos, videos, articles, news and games.”

(Internet hanyalah jaringan computer internasional yang dihubungkan bersama. Sekali anda tersambung, anda dapat dengan singkat terhubung ke seluruh dunia, terlibat dalam kelompok diskusi, membaca buletin, berbagi ide, photo, artikel, berita dan permainan)

Supriyanto mengatakan bahwa :

”Internet adalah sebuah jaringan komputer global yang terdiri dari jutaan komputer yang saling terhubung dengan menggunakan protokol yang sama untuk berbagi informasi secara bersama. Jadi internet merupakan kumpulan atau penggabungan jaringan komputer lokal atau LAN menjadi jaringan komputer global atan WAN.”

Dari pendapat di atas dapat dijelaskan bahwa internet merupakan hubungan antara jaringan komputer besar maupun kecil yang ada di seluruh dunia dengan menggunakan jaringan komunikasi jarak jauh yang ada. Dari hubungan itulah manusia dapat saling berkomunikasi dengan cepat, mendapatkan informasi yang dibutuhkan sebagai sumber pengetahuan yang berharga, meskipun berada di belahan bumi yang berbeda. Perlu digaris bawahi bahwa internet tidak sama dengan web. Web atau lengkapnya WWW (World Wide Web) adalah sebuah koleksi keterhubungan dokumen-dokumen multimedia yang disimpan di internet dan diakses menggunakan protokol (HTTP). Munculnya internet membawa dampak pada perpustakaan sebagai ancaman, bahkan bisa menggeser kedudukan perpustakaan. Menurut Allen and Retzlaff mengatakan bahwa :

“Libraries are threatened because, in social terms, the internet might seem to render them less relevant. At the same time, the technologies of information brought to life in the internet make libraries so much more extensive that their relevance has never seemed more obvious.”

Keberadaan internet akan menggeser perpustakaan karena internet akan lebih memberi kemudahan kepada pengguna daripada harus masuk ke perpustakaan yang pasti akan dihadapkan dengan segala peraturan dan birokrasinya, apalagi dengan pustakawannya yang sering cemberut daripada sikap menyapanya. Dengan berinternet di rumah, di kantor ataupun di warnet pengguna akan dimanjakan dengan infomasi yang luas, dengan berinternet pengguna bisa menikmati informasi yang kadang tidak ditemukan di perpustakaan. Untuk itu perpustakaan sebagai penyedia jasa informasi perlu melakukan strategi internet, dengan memanfaatkan jasa layanan internet. Namun demikian internet juga memberi kesempatan pada pustakawan dan perpustakaan untuk menjawab kebutuhan informasi. Seperti yang dikemukakan oleh Sullivan :

“A survey undertaken in 2001 found that 71 per cent of internet users expressed frustration when searching the internet and, at that time, it took about 12 minutes, on average, for users to experience ’search rage’ (Sullivan 2001). Danny Sullivan (2001), editor of SearchEngineWatch, suggests we ‘consider some more “traditional” alternatives. For example, consult an informational professional, such as a librarian.”

Munculnya teknologi baru memberikan manfaat yang besar bagi kehidupan. Keberadaan internet dapat dijadikan sebagai solusi untuk mengatasi masalah dunia pendidikan yang kompleks. Menurut Budi Rahardjo dalam artikel tentang Internet Untuk Pendidikan, manfaat internet dapat diuraikan sebagai berikut :

a) Akses ke sumber informasi.

Sebelum adanya Internet, masalah utama yang dihadapi oleh pendidikan (di seluruh dunia) adalah akses kepada sumber informasi. Perpustakaan yang konvensional merupakan sumber informasi yang sayangnya tidak murah. Buku-buku dan journal harus dibeli dengan harga mahal. Pengelolaan yang baik juga tidak mudah. Sehingga akibatnya banyak tempat di berbagai lokasi di dunia (termasuk di dunia Barat) yang tidak memiliki perpustakaan yang lengkap. Adanya Internet memungkinkan mengakses kepada sumber informasi yang mulai tersedia banyak. Dengan kata lain, masalah akses semestinya bukan menjadi masalah lagi. Internet dapat dianggap sebagai sumber informasi yang sangat besar. Bidang apa pun yang anda minati, pasti ada informasi di Internet..

b) Akses ke pakar.

Internet menghilangkan batas ruang dan waktu sehingga memungkinan seorang siswa berkomunikasi dengan pakar di tempat lain.

c) Media kerjasama.

Kolaborasi atau kerjasama antara pihak-pihak yang terlibat dalam bidang pendidikan dapat terjadi dengan lebih mudah, efisien, dan lebih murah.

Sarana layanan akses internet merupakan suatu keharusan untuk mendorong peningkatan pemanfaatan layanan perpustakaan yang pada akhirnya bermuara pada peningkatan kualitas dan produktivitas civitas akademika. Didukung dengan penyediaan infrastruktur internet di dalam kampus mampu meningkatkan efisiensi penyediaan layanan akses dan publikasi elektronik disamping fungsi komunikasi dan sistem informasi manajemen. Kolaborasi antara pusat komputer dan perpustakaan sesuai dengan fungsinya masing-masing sebagai penyedia infrastruktur dan muatan, mampu mengembangkan suatu pelayanan informasi berbasis web yang sesuai dengan harapan pengguna (civitas akademika). Kelebihan sarana internet yang tidak mengenal batas geografis juga menjadikan internet sebagai sarana yang ideal untuk melakukan kegiatan belajar jarak jauh, baik melalui kursus tertulis maupun perkuliahan. Tentu saja ini menambah panjang daftar keuntungan bagi mereka yang memang ingin maju dengan memanfaatkan sarana internet.

Daftra Pustaka

”Perpustakaan Digital” 18 Juli 2009 <http://encyclopaedia.thefreedictionary.com/digital+library>

“African Digital Library Glossary” . 18 Juli 2009 <http://www.africandl.org.za/glossary.htm >

Waters, Donald J. “What are Digital Libraries?” CLIR Issues Number 4 – July / August 1998. 18 Juli 2009 <http://www.clir.org/pubs/issues/issues04.html>

Rahardjo, Budi. ”Internet Untuk Pendidikan.” 18 Juli 2009 <http://budi.insan.co.id/articles/internet-pendidikan.doc>

Riyah . "E-LIBRARY" <http://riah.staff.uns.ac.id/2009/06/16/e-library>. 18 Juli 2009

Pendit, Putu Laxman. Perpustakaan Digital : Perspektif perpustakaan Perguruan Tinggi Indonesia. Jakarta : Sagung Seto, 2007. hal. 282-283

Supriyanto, Aji. Pengantar Teknologi Informasi. Jakarta : Salemba Infotek, 2005. hal. 336

SISTEM APLIKASI PENERIMAAN KAS PADA

PROSES PENERIMAAN SISWA BARU

DI SMK SETIA NEGARA DEPOK

FASE I

1. Pengenalan

1.1.Masalah

Dalam rangka meningkatkan mutu pendidikan, disamping melaksanakan system pembelajaran yang baik, sekolah hendaknya selektif dalam menerima siswa baru. Hal tersebut berpengaruh pada kualitas pendidikan yang akan diterima oleh siswa. Karena tidak semua siswa dapat menyerap secara sama pendidikan yang diajarkan oleh sekolah yang mutu pendidikannya terjamin kualitasnya. Oleh karena itu,perlu adanya sebuah system penerimaan siswa baru yang selektif dan akurat.

Semakin banyaknya persaingan antar sekolah-sekolah dalam hal penerimaan siswa baru, maka dengan kualitas pendidikan serta sarana dan prasarana memadai dan telah mencetak lulusan yang banyak diterima di universitas-universitas ternama di Indonesia dan bekerja di instansi pemerintah, mau tidak mau harus harus mengimbangi hal tersebut dengan adanya sistem Penerimaan Siswa Baru yang mudah, efektif, efisien dan dapat dimengerti oleh para calon siswa baru yang akan mendaftar. Sehingga dengan adanya sistem penerimaan siswa baru pihak sekolah dan calon siswa baru merasa sama-sama diuntungkan.

Sistem Penerimaan Siswa Baru berfungsi untuk mempermudah dan mempercepat dalam penyeleksian calon siswa baru, dan hasil seleksi lebih akurat. sehingga sekolah mendapat siswa yang berkualitas baik dalam pendidikan dan perilaku calon siswa tersebut. Selain itu, sistem penerimaan siswa baru merupakan sistem yang dapat mempermudah para calon siswa baru dalam mengikuti jalur pendaftaran yang dilaksanakan dan digunakan oleh oleh pihak sekolah

1.2 Kesempatan

Pada proses penerimaan siswa baru terkadang kita menemukan salah satunya adalah proses pengambilan dan pengembalian formulir yang memerlukan dokumentasi berupa kwitansi bukti pembayaran atas formulir tersebut. Permasalahan akan muncul bilamana perbandingan antara panitia PSB berbanding 100 : 1, begitu pula yang terjadi pada saat proses registrasi siswa yang telah dinyatakan telah lulus, dibutuhkan pencatatan transaksi atas bukti pembayaran uang muka sekolah. Oleh karena itu dibutuhkan suatu system yang berfungsi meningkatkan efektifitas dan efisiensi proses kegiatan penerimaan siswa baru tersebut.

Begitu pentingnya sistem penerimaan siswa baru yang dilaksanakan oleh setiap sekolah guna menyaring siswa yang akan dididik menjadi lulusan yang memiliki sumber daya yang tinggi yang baik akan diserap di dunia kerja maupun melanjutkan di perguruan tinggi, maka perlu dibuat Sistem Penerimaan Siswa Baru berfungsi untuk mempermudah dan mempercepat dalam penyeleksian calon siswa baru, dan hasil seleksi lebih akurat yang berdasar pada sistem komputerisasi.

Oleh karena itu kami bermaksud membuat suatu system aplikasi penerimaan siswa baru guna untu membantu panitia pelaksana PSB tersebut sehingga berjalan secara cepat tanpa ada hambatan atau kendala (human eror)

1.3 Tujuan

Sistem ini memiliki tujuan :

· Untuk mempermudah dalam penyeleksian siswa baru.

· Untuk mempercepat dalam penyeleksian siswa baru.

· Mempermudah proses transaksi dokumentasi penerimaan kas pada kegiatan Penerimaan Siswa Baru

· Untuk mempermudah dalam seleksi data

· Untuk mempermudah penyimpanan data dari tahun ke tahun dalam sistem komputerisasi.

2 Keterlibatan personal

2.1 Analis Sistem

Menghadapi masalah pendaftaran calon siswa baru, maka kami mencoba mengembangkan sistem pendaftaran calon siswa baru menjadi sistem yang terkomputerisasi. Dengan adanya sistem yang baru diharapkan dapat membantu pegawai bagian pendaftaran calon siswa baru dalam menjalankan tugas. Adapun diagram alir sistem yang dirancang dan dikembangkan tampak seperti gambar di bawah ini

Hal tersebut diatas kami kaitkan dengan proses penerimaan siswa baru yang biasa diterapkan di masing-masing sekolah seperti yang termaktub pada gambar dibawah ini:

2.2 Manajemen user

Pada sistem yang kami buat ini, pengguna sistem dapat ditunjuk dari siapapun karena sistem yang kami buat dengan tampilan sederhana memungkinkan dapat dijalankan oleh semua pengguna meskipun masih pemula, selain itu kami sertakan petunjuk penggunaan sistem, jadi meski ada yang tidak dimengerti dengan membaca petunjuk sistem tersebut pengguna akan bisa memahaminya. Untuk fasilitas yang kami sediakan sangat sederhana yaitu hanya sebuah komputer dan program yang kami buat tersebut.

Pengguna System Penerimaan Siswa Baru diantaranya

1. Panitia yang bertugas sebagai administrator memperoleh hak akses penuh

2. Panitia yang bertugas sebagai penginput data (haknya hanya input data saja).

3. Calon siswa atau orang tua siswa mendapat hak akses informasi hasil seleksi dan pengumuman.

2.3 Manajemen sistem

Sistem penerimaan siswa baru ini didesain menggunakan pemrograman Microsoft Visual basic 6.0, dan dirancang dengan pengolahan data langsung, maksudnya agar setiap data yang masuk langsung diproses dalam komputer. Adapun prosedur yang akan di proses antara lain, data petugas, data pendaftar, dan data test. Apabila ada transaksi pendaftaran, maka petugas akan mencatat dan memasukan data ke dalam komputer dan secara otomatis data tersebut akan tersimpan, begitu juga pada transaksi test, dengan begitu petugas akan dengan mudah mengetahui berapa jumlah pendaftar dan siapa saja yang mendaftar pada bulan dan tanggal tertentu, serta akan mudah jika ingin melakukan pencarian data dengan cepat, dan efisien.

FASE II

Menentukan kebutuhan informasi

1.1.Interview manajemen, operasi dan personal

Pada fase ini penulis mengadakan interview dengan beberapa pihak antara lain pihak manajemen, pihak operasi dan pihak personal. Interview ini berguna untuk proses pembuatan program aplikasi penerimaan kas pada kegiatan PSB di sekolah yang dijadikan objek. Antara lain Penulis mengadakan interview dengan pihak manajemen berguna sebagai registrasi atau permohonan izin untuk mengadakan penelitian yang meraup informasi-informasi umum mengenai keadaan sekolah dan lingkungannya. Penulis juga mengadakan interview dengan pihak personal sekolah, dalam hal ini Pembentukan Panitia Penerimaan Siswa Baru guna mengetahui prosedur penerimaan siswa baru mulai dari pengambilan formulir sampai proses registrasi (pendaftaran ulang) oleh siswa yang telah dinyatakan lulus. Sedangkan interview personal ialah interview kepada setiap pelaksana tugas panitia penerimaan siswa baru guna memberikan info menggunakan objek yang nantinya akan kita buat.

1.2.Mengumpulkan dokumen sistem / operasi

Pada fase ini penulis mengumpulkan beberapa dokumen yang dijadikan referensi dalam membangun system aplikasi penerimaan siswa baru, sebagai contoh mencari beberapa referensi buku yang berkaitan dengan software atau aplikasi yang akan digunakan membuat program tersebut. Selain itu penulis juga mencari beberapa dokumentasi yang berkaitan dengan prosedur pelaksanan penerimaan siswa baru pada system yang lama yang telah dilaksanakan oleh sekolah atau objek penelitian kita.

1.3.Mengamati sistem dan keterlibatan personal

Pada fase ini penulis mengamati system serta keterlibatan sistem tersebut sebagai proses berinteraksi dengan empat Entity yaitu Calon siswa, Panitia PSB, Tata Usaha serta Kepala Sekolah.

Sistem menerima Input berupa :

• Data Calon siswa yang berasal dari calon siswa berupa ijazah, SKHU, Foto serta kelengkapan persyaratan lainya.
• Hasil seleksi dari panitia PSB yang diperoleh setelah dilakukan penyeleksian data siswa, hasil seleksi tersebut dalam bentuk Rangking.

Sistem mengeluarkan Output berupa :

• Rincian data Siswa yang di tujukan kepada panitia PSB yang diperoleh dari data calon siswa dari calon siswa.
• Pengumuman kepada calon siswa yang berasal dari rincian data siswa dari panitia yang telah diproses oleh system menjadi pengumuman tersebut.
• Data siswa diterima kepada tata usaha yang nanti nya akan mejadi kegiatan rutin Tata Usaha dalam menangani urusan kesiswaan.

Laporan kepada Kepala Sekolah berupa Laporan hasil seleksi, serta kegiatan yang telah dilaksanakan.

1.4.Mengunakan pertanyaan who, what, where, when, how, dan why

Pada fase ini penulis menyediakan beberapa pertanyaan yang nantinya akan dijadikan sebagai alat pembantu menyelesaikan tujuan akhir dari proses pembuatan system aplikasi yang akan dibuat. Berikut ini contoh beberapa pertanyaan tersebut antara lain :

a. Apakah tujuan pengembangan system ini dilaksanakan? (what)

b. Mengapa kita perlu menerapkan PSB secara komputerisasi ? (why)

3. Dimana program aplikasi ini akan dijalankan? (where)
4. Kapan program aplikasi ini dipergunakan? (when)
5. Bagaimana cara menerapkan PSB agar labih terorganisir? (how)
6. Bagaimana prinsip kerja sistem PSB tersebut? (how)
7. Siapa sajakah pengguna dalam sistem tersebut? (Who)

ANALISIS PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan sistem menjadi komponen-komponennya dengan tujuan untuk mempelajari seberapa baik komponen tersebut bekerja dan berinteraksi dalam mencapai tujuan. Desain sistem adalah pelengkap teknik pemecahan masalah yang mengumpulkan kembali bagian-bagian komponen dari suatu sistem dan kemudian memperbaiki sistem tersebut dengan menambahkan, menghapus dan mengubah potongan tersebut sehingga berubah dibandingkan sistem awal.

Analisis sistem adalah konsep yang menggambarkan fase awal dari pengembangan sistem. Pada umumnya, tidak ada definisi yang dapat diterima secara universal mengenai analisis sistem, dan pada kenyataannya tidak ada kesepakatan mengenai kapan analisis sistem berakhir dan kapan desain sistem dimulai.

Analisis sistem informasi didefinisikan sebagai fase pengembangan dalam suatu proyek yang memfokuskan pada masalah bisnis, independen terhadap teknologi yang dapat digunakan/implementasikan sebagai solusi terhadap masalah tersebut.
Analisis sistem dikendalikan oleh pemilik sistem dan pengguna sistem. Karenanya diperlukan blok DATA, PROCESS, dan INTERFACE dari pemilik sistem dan pengguna sistem sesuai pandangan masing-masing dalam hal masalah bisnis. Sistem Analyst menyediakan fasilitas analisis sistem. Dokumentasi dan pengiriman dilakukan oleh analisis sistem dan tersimpan di dalam repository.

Tahap Pemeriksaan Awal

Tahap pemeriksaan awal adalah tahap pertama dari proses pengembangan sistem klasik. Tahap ini menjawab pertanyaan apakah suatu proyek pantas untuk dikerjakan. Untuk itu, pemeriksaan awal harus mendeskripsikan tujuan dari proyek dan masalah, peluang, dan arahan yang memicu proyek tersebut. Tahap pemeriksaan awal terutama berkaitan dengan pandangan pemilik sistem secara umum terhadap sistem tersebut.

Tahap pemeriksaan awal dilakukan dalam waktu yang singkat, seluruh tahap tidak boleh Melebihi 2 - 3 hari untuk sebagian besar proyek. Tahap pemeriksaan awal umumnya terdiri dari hal-hal sebagai berikut :

1. Membuat daftar masalah, peluang dan arahan

Ini adalah salah satu pekerjaan utama dalam tahap pemeriksaan awal yang diestimasi berkaitan dengan urgensi, visibilitas, keuntungan nyata, dan prioritas. Pekerjaan ini biasanya diatur oleh analis sistem senior. Pekerjaan ini dipicu oleh permintaan akan proyek.

2. Mendiskusikan tujuan awal

Tujuan mendeskripsikan batasan dari proyek, yaitu aspek dari bisnis yang diperhitungkan dan yang tidak. Tujuan dapat berubah selama proyek dilaksanakan, tetapi rencana proyek awal harus membangun tujuan awal. Kemudian bila tujuan berubah secara signifikan, semua anggota yang berhubungan akan memiliki pemahaman yang lebih baik terhadap perubahan anggaran dan jadwal. Pekerjaan ini menggunakan masalah yang didefinisikan oleh pekeerjaan sebelumnya. Masalah, peluang dan arahan tersebut merupakan dasar dalam menentukan tujuan.

3. Mengestimasi nilai proyek

Tidak mungkin untuk melakukan analisis feasibilitas yang menyeluruh berdasarkan fakta terbatas yang dapat dikumpulkan. Pekerjaan ini dipicu oleh pekerjaan sebelumnya yang menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk menilai sebuah proyek. Pekerjaan selanjutnya dalam tahap pemeriksaan awal hanya dilaksanakan bila dinyatakan cukup bernilai untuk dilanjutkan.

4. Merencanakan proyek

Bila suatu proyek sudah dinyatakan layak untuk dilanjutkan, baru dapat dilakukan perencanaan secara mendalam. Perencanaan awal proyek minimal harus terdiri dari rencana utama awal (baseline plan) yang mencakup penjadwalan dan penugasan sumber daya untuk seluruh proyek. Perencanaan ini akan di evaluasi pada akhir setiap tahap dari proyek. Selain itu juga harus ada rencana dan jadwal yang mendetail untuk menyelesaikan tahap berikutnya. Pekerjaan ini menjadi tanggung jawab dari manajer proyek.

5. Presentasi proyek beserta rencananya

Pada banyak organisasi, terdapat lebih banyak proyek yang potensial dibandingkan sumber daya yang diperlukan untuk mengerjakan atai membiayainya. Jadi sbuah proyek harus dipresentasikan kepada steering body untuk mendapat persetujuan. Steering body adalah sebuah dewan bisnis eksekutif dan manajer sistem yang mempelajari dan memberikan prioritas pada proposal proyek yang diajukan untuk menentukan proyek mana yang akan memberikan keuntungan terbesar bagi perusahaan dan yang akan disetujui untuk pengembangan sistem berkelanjutan. Setiap steering body harus terdiri dari ahli sistem atau manajer noninformasi.

Di samping itu, sangat penting untuk mempresentasikan jadwal dan tujuan dari suatu proyek kepada seluruh komunitas bisnis. Kemampuan komunikasi dan interpersonal yang efektif sangat dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan ini. Peserta pada tahap awal pemeriksaan ini dapat memutuskan bahwa proyeknya tidak layak untuk dilanjutkan. Steering body juga dapat memutukan bahwa ada proyek lain yang lebih penting. Jadi proyek tersebut akan segera dihentikan. Sebaliknya, jika proyek tersebut sudah disetujui oleh semua pemilik sistem dan steering body, proyek tesebut dapat dilanjutkan ke tahap analisis masalah.

Tahap Analisis Masalah

Tahap analisis masalah menjawab pertanyaan apakah masalah yang ada layak untuk dipecahkan atau tidak, atau dengan kata lain tahap analisis masalah biasa dikenal sebagai tahap kelayakan analisis.

Tahap analisis masalah tidak bisa dilewatkan, kecuali ada alasan untuk mempercepat tahap ini. Misalnya, proyek dijalankan atas dasar rencana strategis/taktis sehingga kelayakan dari proyek tidak diragukan lagi. Jika ini yang terjadi, tahap ini bisa direduksi jadi tahap pengenalan ke sistem saat ini, bukan menganalisanya.

Tujuan utama tahap analisis masalah adalah mempelajari dan mengerti asal masalah melalui analisis masalah, kesempatan, dan masalah. Biasanya digunakan model sistem seperti diagram aliran data,dsb. Sebaiknya, digunakan sistem modelling yang minimal.

Tergantung dari ukuran sistem, waktu untuk menyelesaikan tahap ini kira-kira 1-4 minggu, tahap analisis masalah ini terbagi menjadi tahap-tahap sebagai berikut:

1. Mencari sumber masalah

Tugas ini dipimpin oleh pimpinan proyek, namun difasilitasi oleh analis pimpinan sistem. Selain itu dibutuhkan pemilik dan pemakai program untuk membantu tahap ini, bahkan pemakai bisa dijadikan sebagai analis bisnis juga dalam tahap ini.
Yang bisa dihasilkan dari tahap ini adalah pengertian tentang sumber masalah dan kosakata bisnis.

2. Analisis masalah dan kesempatan

Analisis masalah sangat sulit untuk dikuasai, yang efektif adalah jika mempersepsikan setiap masalah menjadi analisis sebab dan akibat. Analisis sebab dan akibat mengarahkan kita ke pengertian sebenarnya tentang masalah dan solusi yang dihasilkan akan lebih kreatif dan berharga.

Tahap ini difasilitasi oleh analis sistem. Pemilik dan pemakai juga harus aktif berpartisipasi karena mereka adalah pakarnya sumber masalah. Desainer sistem dan pembangun sistem biasanya tidak dilibatkan, kecuali jika mereka diminta untuk menganalisa masalah teknis yang mungkin muncul di sistem.

3. Analisis proses bisnis

Tahap ini hanya dilakukan jika akan dilakukan perancangan ulang proses bisnis. Tahap ini difasilitasi oleh analis sistem dan analis bisnis. Sebaiknya, para analis ini sudah terlatih, berpengalaman di perancangan proses bisnis. Pemilik dan pemakai juga bisa membantu.

4. Menentukan tujuan perbaikan system

Setelah mengerti sistem secara keseluruhan, kita bisa menentukan tujuan dari perbaikan sistem. Tahap ini mendefinisikan kriteria perbaikan apa saja yang akan diukur dan dan mengidentifikasikan hambatan yang akan timbul.

Tujuan adalah ukuran kesuksesan, berupa hal yang ingin kita capai, sedangkan hambatan adalah semua hal yang akan membatasi fleksibilitas untuk menghasilkan solusi pencapaian tujuan.

Tahap ini difasilitasi oleh analis sistem. Pemilik dan pemakai juga harus aktif berpartisipasi karena mereka adalah pakarnya sumber masalah. Desainer sistem dan pembangun sistem biasanya tidak dilibatkan, kecuali jika mereka diminta untuk menganalisa masalah teknis yang mungkin muncul di sistem ini.

5. Memperbarui Rencana Proyek

Proses memperbarui rencana proyek difasilitasi oleh proyek manajer yang bekerja sama dengan pemilik sisem dan seluruh anggota tim yang berkecimpung dalam proyek tersebut.

6. Mempresentasikan Penemuan dan Rekomendasi• Proyek manajer dan eksekutif sponsor seharusnya bergabung untuk memfasilitasi pekerjaan ini (mempresentasikan penemuan dan rekomendasi.

Fase Analisis Kebutuhan

Kegiatan yang dilakukan di fase ini adalah :

1. Mendefinisikan masalah.

2. Menganalisis kebutuhan fungsional.

3. Mencari dan melengkapi kebutuhan.

4. Memprioritaskan kebutuhan.

5. Memperbarui rencana proyek.

Sisi kebesaran itu terlihat dari sikap seimbang dan selaras dalam setiap perilakunya, dan sikap beliau dalam menggunakan segala sarana untuk meluluhkan kalbu setiap orang dalam setiap kesempatan.

Sarana paling besar yang dilakukan Muhammad saw. dalam dakwah dan perilaku beliau adalah, gerakan yang tidak membutuhkan biaya besar, tidak membutuhkan energi berlimpah, meluncur dari bibir untuk selanjutnya masuk ke relung kalbu yang sangat dalam.

Jangan Anda tanyakan efektifitasnya dalam mempengaruhi akal pikiran, menghilangkan kesedihan, membersihkan jiwa, menghancurkan tembok pengalang di antara anak manusia!. Itulah ketulusan yang mengalir dari dua bibir yang bersih, itulah senyuman!

Itulah senyuman yang direkam Al Qur’an tentang kisah Nabi Sulaiman as, ketika Ia berkata kepada seekor semut,

“Maka dia tersenyum dengan tertawa karena (mendengar) perkataan semut itu. Dan dia berdoa: “Ya Tuhanku berilah aku ilham untuk tetap mensyukuri nikmat mu yang telah Engkau anugerahkan kepadaku dan kepada dua orang ibu bapakku dan untuk mengerjakan amal saleh yang Engkau ridhai; Dan masukkanlah aku dengan rahmat-Mu ke dalam golongan hamba-hamba-Mu yang saleh”. An Naml:19

Senyuman itulah yang senantiasa keluar dari bibir mulia Muhammad saw., dalam setiap perilakunya. Beliau tersenyum ketika bertemu dengan sahabatnya. Saat beliau menahan amarah atau ketika beliau berada di majelis peradilan sekalipun.

فهذا جرير -رضي الله عنه- يقول -كما في الصحيحين-: ما حَجَبني رسولُ الله -صلى الله عليه وسلم- منذُ أسملتُ، ولا رآني إلا تَبَسَّم في وجهي.

Diriwayatkan dari Jabir dalam sahih Bukhari dan Muslim, berkata, “Sejak aku masuk Islam, Rasulullah saw tidak pernah menghindar dariku. Dan beliau tidak melihatku kecuali beliau pasti tersenyum kepadaku.”

Suatu ketika Muhammad saw didatangi seorang Arab Badui, dengan serta merta ia berlaku kasar dengan menarik selendang Muhammad, sehingga leher beliau membekas merah. Orang Badui itu bersuara keras, “Wahai Muhammad, perintahkan sahabatmu memberikan harta dari Baitul Maal! Muhammad saw. menoleh kepadanya seraya tersenyum. Kemudian beliau menyuruh sahabatnya memberi harta dari baitul maal kepadanya.”

Ketika beliau memberi hukuman keras terhadap orang-orang yang terlambat dan tidak ituk serta dalam perang Tabuk, beliau masih tersenyum mendengarkan alasan mereka.

يقول كعب -رضي الله عنه- بعد أن ذكر اعتذار المنافقين وحلفهم الكاذب: فَجِئْتُهُ فَلَمَّا سَلَّمْتُ عَلَيْهِ تَبَسَّمَ تَبَسُّمَ الْمُغْضَبِ، ثُمَّ قَالَ «تَعَالَ» . فَجِئْتُ أَمْشِي حَتَّى جَلَسْتُ بَيْنَ يَدَيْهِ.

Ka’ab ra. berkata setelah mengungkapkan alasan orang-orang munafik dan sumpah palsu mereka: “Saya mendatangi Muhammad saw., ketika saya mengucapkan salam kepadanya, beliau tersenyum, senyuman orang yang marah. Kemudian beliau berkata, “Kemari. Maka saya mendekati beliau dan duduk di depan beliau.”

Suatu ketika Muhammad melintasi masjid yang di dalamnya ada beberapa sahabat yang sedang membicarakan masalah-masalah jahiliyah terdahulu, beliau lewat dan tersenyum kepada mereka.

Beliau tersenyum dari bibir yang lembut, mulia nan suci ini, sampai akhir detik-detik hayat beliau.

- يقول أنس -كما في الصحيحين-: بينما الْمُسْلِمُونَ في صَلاَةِ الْفَجْرِ مِنْ يَوْمِ الإِثْنَيْنِ وَأَبُو بَكْرٍ يُصَلِّي بَهُمْ لَمْ يَفْجَأْهُمْ إِلاَّ رَسُولُ اللَّهِ -صلى الله عليه وسلم- قَدْ كَشَفَ سِتْرَ حُجْرَةِ عَائِشَةَ، فَنَظَرَ إِلَيْهِمْ وَهُمْ فِي صُفُوفِ الصَّلاَةِ. ثُمَّ تَبَسَّمَ يَضْحَكُ!

Anas bin Malik berkata diriwayatkan dalam sahih Bukhari dan Muslim, “Ketika kaum muslimin berada dalam shalat fajar, di hari Senin, sedangkan Abu Bakar menjadi imam mereka, ketika itu mereka dikejutkan oleh Muhammad saw. yang membuka hijab kamar Aisyah. Beliau melihat kaum muslimin sedang dalam shaf shalat, kemudian beliau tersenyum kepada mereka!”

Sehingga tidak mengherankan beliau mampu meluluhkan kalbu sahabat-shabatnya, istri-istrinya dan setiap orang yang berjumpa dengannya!

Menyentuh Hati

Muhammad saw. telah meluluhkan hati siapa saja dengan senyuman. Beliau mampu “menyihir” hati dengan senyuman. Beliau menumbuhkan harapan dengan senyuman. Beliau mampu menghilangkan sikap keras hati dengan senyuman. Dan beliau saw. mensunnahkan dan memerintahkan umatnya agar menghiasi diri dengan akhlak mulia ini. Bahkan beliau menjadikan senyuman sebagai lahan berlomba dalam kebaikan, beliau bersabda,

فقال: (وتبسمك في وجه أخيك صدقة) رواه الترمذي وصححه ابن حبان.

“Senyummu di depan saudaramu adalah sedekah.” At Tirmidzi dalam sahihnya.

Meskipun sudah sangat jelas dan gamblang petunjuk Nabi dan praktek beliau langsung. Namun Anda masih banyak melihat sebagaian manusia masih berlaku keras terhadap anggota keluarganya, tehadap rumah tangganya dengan tidak menebar senyuman dari bibirnya dan dari ketulusan hatinya.

Anda merasakan bahwa sebagian manusia -karena bersikap cemberut dan muka masam- mengira bahwa giginya bagian dari aurat yang harus ditutupi! Di mana mereka di depan petunjuk Nabi yang agung ini! Sungguh jauh mereka dari contoh Nabi muhammad saw.!

Ya, kadang Anda melewati jam-jam Anda dengan dirundung duka, atau disibukkan beragam pekerjaan, akan tetapi Anda selalu bermuka masam, cemberut dan menahan senyuman yang merupakan sedekah, maka demi Allah, ini adalah perilaku keras hati, yang semestinya tidak terjadi. Wal iyadzubillah.

Pengaruh Senyum

Sebagian manusia ketika berbicara tentang senyum mengaitkan dengan pengaruh psikologis terhadap orang yang tersenyum. Mengkaitkan boleh-boleh saja, yang oleh kebanyakan orang boleh jadi sepakat akan hal itu. Namun seorang muslim memandang hal ini dengan kaca mata lain, yaitu kaca mata ibadah, bahwa tersenyum adalah bagian dari mencontoh Nabi saw. yang disunnahkan dan bernilai ibadah.

Para pakar dari kalangan muslim maupun non muslim melihat seuntai senyuman sangat besar pengaruhnya.

Dale Carnegie dalam bukunya yang terkenal, “Bagaimana Anda Mendapatkan Teman dan Mempengaruhi Manusia” menceritakan:

“Wajah merupakan cermin yang tepat bagi perasaan hati seseorang. Wajah yang ceria, penuh senyuman alami, senyum tulus adalah sebaik-baik sarana memperoleh teman dan kerja sama dengan pihak lain. Senyum lebih berharga dibanding sebuah pemberian yang dihadiahkan seorang pria. Dan lebih menarik dari lipstik dan bedak yang menempel di wajah seorang wanita. Senyum bukti cinta tulus dan persahabatan yang murni.”

Ia melanjutkan, “Saya minta setiap mahasiswa saya untuk tersenyum kepada orang tertentu sekali setiap pekannya. Salah seorang mahasiswa datang bertemu dengan pedagang, ia berkata kepadanya, “Saya pilih tersenyum kepada istriku, ia tidak tau sama sekali perihal ini. Hasilnya adalah saya menemukan kebahagiaan baru yang sebelumnya tidak saya rasakan sepanjang akhir tahun-tahun ini. Yang demikian menjadikan saya senang tersenyum setiap kali bertemu dengan orang. Setiap orang membalas penghormatan kepada saya dan bersegera melaksanakan khidmat -pelayanan- terhadap saya. Karena itu saya merasakan hidup lebih ceria dan lebih mudah.”

Kegembiraan meluap ketika Carnegie menambahkan, “Ingatlah, bahwa senyum tidak membutuhkan biaya sedikitpun, akan tetapi membawa dampak yang luar biasa. Tidak akan menjadi miskin orang yang memberinya, justeru akan menambah kaya bagi orang yang mendapatkannya. Senyum juga tidak memerlukan waktu yang bertele-tele, namun membekas kekal dalam ingatan sampai akhir hayat. Tidak ada seorang fakir yang tidak memilikinya, dan tidak ada seorang kaya pun yang tidak membutuhkannya.”

Betapa kita sangat membutuhkan sosialisasi dan penyadaran petunjuk Nabi yang mulia ini kepada umat. Dengan niat taqarrub ilallah -pendekatan diri kepada Allah swt.- lewat senyuman, dimulai dari diri kita, rumah kita, bersama istri-istri kita, anak-anak kita, teman sekantor kita. Dan kita tidak pernah merasa rugi sedikit pun! Bahkan kita akan rugi, rugi dunia dan agama, ketika kita menahan senyuman, menahan sedekah ini, dengan selalu bermuka masam dan cemberut dalam kehidupan.

Pengalaman membuktikan bahwa dampak positif dan efektif dari senyuman, yaitu senyuman menjadi pendahuluan ketika hendak meluruskan orang yang keliru, dan menjadi muqaddimah ketika mengingkari yang munkar. Orang yang selalu cemberut tidak menyengsarakan kecuali dirinya sendiri. Bermuka masam berarti mengharamkan menikmati dunia ini. Dan bagi siapa saja yang mau menebar senyum, selamanya ia akan senang dan gembira. Allahu a’lam

Senyum itu datang dari rasa kebahagian atau kesengajaan karena adanya sesuatu yang membuat dia senyum, Seseorang sendiri kalau senyum umumnya bertambah baik raut wajahnya atau menjadi lebih cantik ketimbang ketika dia biasa saja atau ketika dia marah.

Senyum dalam agama Islam itu adalah ibadah, karena senyum itu membuat orang menjadi indah dan enak dilihat.