SISTEM APLIKASI PENERIMAAN KAS PADA

PROSES PENERIMAAN SISWA BARU

DI SMK SETIA NEGARA DEPOK

FASE I

1. Pengenalan

1.1.Masalah

Dalam rangka meningkatkan mutu pendidikan, disamping melaksanakan system pembelajaran yang baik, sekolah hendaknya selektif dalam menerima siswa baru. Hal tersebut berpengaruh pada kualitas pendidikan yang akan diterima oleh siswa. Karena tidak semua siswa dapat menyerap secara sama pendidikan yang diajarkan oleh sekolah yang mutu pendidikannya terjamin kualitasnya. Oleh karena itu,perlu adanya sebuah system penerimaan siswa baru yang selektif dan akurat.

Semakin banyaknya persaingan antar sekolah-sekolah dalam hal penerimaan siswa baru, maka dengan kualitas pendidikan serta sarana dan prasarana memadai dan telah mencetak lulusan yang banyak diterima di universitas-universitas ternama di Indonesia dan bekerja di instansi pemerintah, mau tidak mau harus harus mengimbangi hal tersebut dengan adanya sistem Penerimaan Siswa Baru yang mudah, efektif, efisien dan dapat dimengerti oleh para calon siswa baru yang akan mendaftar. Sehingga dengan adanya sistem penerimaan siswa baru pihak sekolah dan calon siswa baru merasa sama-sama diuntungkan.

Sistem Penerimaan Siswa Baru berfungsi untuk mempermudah dan mempercepat dalam penyeleksian calon siswa baru, dan hasil seleksi lebih akurat. sehingga sekolah mendapat siswa yang berkualitas baik dalam pendidikan dan perilaku calon siswa tersebut. Selain itu, sistem penerimaan siswa baru merupakan sistem yang dapat mempermudah para calon siswa baru dalam mengikuti jalur pendaftaran yang dilaksanakan dan digunakan oleh oleh pihak sekolah

1.2 Kesempatan

Pada proses penerimaan siswa baru terkadang kita menemukan salah satunya adalah proses pengambilan dan pengembalian formulir yang memerlukan dokumentasi berupa kwitansi bukti pembayaran atas formulir tersebut. Permasalahan akan muncul bilamana perbandingan antara panitia PSB berbanding 100 : 1, begitu pula yang terjadi pada saat proses registrasi siswa yang telah dinyatakan telah lulus, dibutuhkan pencatatan transaksi atas bukti pembayaran uang muka sekolah. Oleh karena itu dibutuhkan suatu system yang berfungsi meningkatkan efektifitas dan efisiensi proses kegiatan penerimaan siswa baru tersebut.

Begitu pentingnya sistem penerimaan siswa baru yang dilaksanakan oleh setiap sekolah guna menyaring siswa yang akan dididik menjadi lulusan yang memiliki sumber daya yang tinggi yang baik akan diserap di dunia kerja maupun melanjutkan di perguruan tinggi, maka perlu dibuat Sistem Penerimaan Siswa Baru berfungsi untuk mempermudah dan mempercepat dalam penyeleksian calon siswa baru, dan hasil seleksi lebih akurat yang berdasar pada sistem komputerisasi.

Oleh karena itu kami bermaksud membuat suatu system aplikasi penerimaan siswa baru guna untu membantu panitia pelaksana PSB tersebut sehingga berjalan secara cepat tanpa ada hambatan atau kendala (human eror)

1.3 Tujuan

Sistem ini memiliki tujuan :

· Untuk mempermudah dalam penyeleksian siswa baru.

· Untuk mempercepat dalam penyeleksian siswa baru.

· Mempermudah proses transaksi dokumentasi penerimaan kas pada kegiatan Penerimaan Siswa Baru

· Untuk mempermudah dalam seleksi data

· Untuk mempermudah penyimpanan data dari tahun ke tahun dalam sistem komputerisasi.

2 Keterlibatan personal

2.1 Analis Sistem

Menghadapi masalah pendaftaran calon siswa baru, maka kami mencoba mengembangkan sistem pendaftaran calon siswa baru menjadi sistem yang terkomputerisasi. Dengan adanya sistem yang baru diharapkan dapat membantu pegawai bagian pendaftaran calon siswa baru dalam menjalankan tugas. Adapun diagram alir sistem yang dirancang dan dikembangkan tampak seperti gambar di bawah ini

Hal tersebut diatas kami kaitkan dengan proses penerimaan siswa baru yang biasa diterapkan di masing-masing sekolah seperti yang termaktub pada gambar dibawah ini:

2.2 Manajemen user

Pada sistem yang kami buat ini, pengguna sistem dapat ditunjuk dari siapapun karena sistem yang kami buat dengan tampilan sederhana memungkinkan dapat dijalankan oleh semua pengguna meskipun masih pemula, selain itu kami sertakan petunjuk penggunaan sistem, jadi meski ada yang tidak dimengerti dengan membaca petunjuk sistem tersebut pengguna akan bisa memahaminya. Untuk fasilitas yang kami sediakan sangat sederhana yaitu hanya sebuah komputer dan program yang kami buat tersebut.

Pengguna System Penerimaan Siswa Baru diantaranya

1. Panitia yang bertugas sebagai administrator memperoleh hak akses penuh

2. Panitia yang bertugas sebagai penginput data (haknya hanya input data saja).

3. Calon siswa atau orang tua siswa mendapat hak akses informasi hasil seleksi dan pengumuman.

2.3 Manajemen sistem

Sistem penerimaan siswa baru ini didesain menggunakan pemrograman Microsoft Visual basic 6.0, dan dirancang dengan pengolahan data langsung, maksudnya agar setiap data yang masuk langsung diproses dalam komputer. Adapun prosedur yang akan di proses antara lain, data petugas, data pendaftar, dan data test. Apabila ada transaksi pendaftaran, maka petugas akan mencatat dan memasukan data ke dalam komputer dan secara otomatis data tersebut akan tersimpan, begitu juga pada transaksi test, dengan begitu petugas akan dengan mudah mengetahui berapa jumlah pendaftar dan siapa saja yang mendaftar pada bulan dan tanggal tertentu, serta akan mudah jika ingin melakukan pencarian data dengan cepat, dan efisien.

FASE II

Menentukan kebutuhan informasi

1.1.Interview manajemen, operasi dan personal

Pada fase ini penulis mengadakan interview dengan beberapa pihak antara lain pihak manajemen, pihak operasi dan pihak personal. Interview ini berguna untuk proses pembuatan program aplikasi penerimaan kas pada kegiatan PSB di sekolah yang dijadikan objek. Antara lain Penulis mengadakan interview dengan pihak manajemen berguna sebagai registrasi atau permohonan izin untuk mengadakan penelitian yang meraup informasi-informasi umum mengenai keadaan sekolah dan lingkungannya. Penulis juga mengadakan interview dengan pihak personal sekolah, dalam hal ini Pembentukan Panitia Penerimaan Siswa Baru guna mengetahui prosedur penerimaan siswa baru mulai dari pengambilan formulir sampai proses registrasi (pendaftaran ulang) oleh siswa yang telah dinyatakan lulus. Sedangkan interview personal ialah interview kepada setiap pelaksana tugas panitia penerimaan siswa baru guna memberikan info menggunakan objek yang nantinya akan kita buat.

1.2.Mengumpulkan dokumen sistem / operasi

Pada fase ini penulis mengumpulkan beberapa dokumen yang dijadikan referensi dalam membangun system aplikasi penerimaan siswa baru, sebagai contoh mencari beberapa referensi buku yang berkaitan dengan software atau aplikasi yang akan digunakan membuat program tersebut. Selain itu penulis juga mencari beberapa dokumentasi yang berkaitan dengan prosedur pelaksanan penerimaan siswa baru pada system yang lama yang telah dilaksanakan oleh sekolah atau objek penelitian kita.

1.3.Mengamati sistem dan keterlibatan personal

Pada fase ini penulis mengamati system serta keterlibatan sistem tersebut sebagai proses berinteraksi dengan empat Entity yaitu Calon siswa, Panitia PSB, Tata Usaha serta Kepala Sekolah.

Sistem menerima Input berupa :

• Data Calon siswa yang berasal dari calon siswa berupa ijazah, SKHU, Foto serta kelengkapan persyaratan lainya.
• Hasil seleksi dari panitia PSB yang diperoleh setelah dilakukan penyeleksian data siswa, hasil seleksi tersebut dalam bentuk Rangking.

Sistem mengeluarkan Output berupa :

• Rincian data Siswa yang di tujukan kepada panitia PSB yang diperoleh dari data calon siswa dari calon siswa.
• Pengumuman kepada calon siswa yang berasal dari rincian data siswa dari panitia yang telah diproses oleh system menjadi pengumuman tersebut.
• Data siswa diterima kepada tata usaha yang nanti nya akan mejadi kegiatan rutin Tata Usaha dalam menangani urusan kesiswaan.

Laporan kepada Kepala Sekolah berupa Laporan hasil seleksi, serta kegiatan yang telah dilaksanakan.

1.4.Mengunakan pertanyaan who, what, where, when, how, dan why

Pada fase ini penulis menyediakan beberapa pertanyaan yang nantinya akan dijadikan sebagai alat pembantu menyelesaikan tujuan akhir dari proses pembuatan system aplikasi yang akan dibuat. Berikut ini contoh beberapa pertanyaan tersebut antara lain :

a. Apakah tujuan pengembangan system ini dilaksanakan? (what)

b. Mengapa kita perlu menerapkan PSB secara komputerisasi ? (why)

3. Dimana program aplikasi ini akan dijalankan? (where)
4. Kapan program aplikasi ini dipergunakan? (when)
5. Bagaimana cara menerapkan PSB agar labih terorganisir? (how)
6. Bagaimana prinsip kerja sistem PSB tersebut? (how)
7. Siapa sajakah pengguna dalam sistem tersebut? (Who)

ANALISIS PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan sistem menjadi komponen-komponennya dengan tujuan untuk mempelajari seberapa baik komponen tersebut bekerja dan berinteraksi dalam mencapai tujuan. Desain sistem adalah pelengkap teknik pemecahan masalah yang mengumpulkan kembali bagian-bagian komponen dari suatu sistem dan kemudian memperbaiki sistem tersebut dengan menambahkan, menghapus dan mengubah potongan tersebut sehingga berubah dibandingkan sistem awal.

Analisis sistem adalah konsep yang menggambarkan fase awal dari pengembangan sistem. Pada umumnya, tidak ada definisi yang dapat diterima secara universal mengenai analisis sistem, dan pada kenyataannya tidak ada kesepakatan mengenai kapan analisis sistem berakhir dan kapan desain sistem dimulai.

Analisis sistem informasi didefinisikan sebagai fase pengembangan dalam suatu proyek yang memfokuskan pada masalah bisnis, independen terhadap teknologi yang dapat digunakan/implementasikan sebagai solusi terhadap masalah tersebut.
Analisis sistem dikendalikan oleh pemilik sistem dan pengguna sistem. Karenanya diperlukan blok DATA, PROCESS, dan INTERFACE dari pemilik sistem dan pengguna sistem sesuai pandangan masing-masing dalam hal masalah bisnis. Sistem Analyst menyediakan fasilitas analisis sistem. Dokumentasi dan pengiriman dilakukan oleh analisis sistem dan tersimpan di dalam repository.

Tahap Pemeriksaan Awal

Tahap pemeriksaan awal adalah tahap pertama dari proses pengembangan sistem klasik. Tahap ini menjawab pertanyaan apakah suatu proyek pantas untuk dikerjakan. Untuk itu, pemeriksaan awal harus mendeskripsikan tujuan dari proyek dan masalah, peluang, dan arahan yang memicu proyek tersebut. Tahap pemeriksaan awal terutama berkaitan dengan pandangan pemilik sistem secara umum terhadap sistem tersebut.

Tahap pemeriksaan awal dilakukan dalam waktu yang singkat, seluruh tahap tidak boleh Melebihi 2 - 3 hari untuk sebagian besar proyek. Tahap pemeriksaan awal umumnya terdiri dari hal-hal sebagai berikut :

1. Membuat daftar masalah, peluang dan arahan

Ini adalah salah satu pekerjaan utama dalam tahap pemeriksaan awal yang diestimasi berkaitan dengan urgensi, visibilitas, keuntungan nyata, dan prioritas. Pekerjaan ini biasanya diatur oleh analis sistem senior. Pekerjaan ini dipicu oleh permintaan akan proyek.

2. Mendiskusikan tujuan awal

Tujuan mendeskripsikan batasan dari proyek, yaitu aspek dari bisnis yang diperhitungkan dan yang tidak. Tujuan dapat berubah selama proyek dilaksanakan, tetapi rencana proyek awal harus membangun tujuan awal. Kemudian bila tujuan berubah secara signifikan, semua anggota yang berhubungan akan memiliki pemahaman yang lebih baik terhadap perubahan anggaran dan jadwal. Pekerjaan ini menggunakan masalah yang didefinisikan oleh pekeerjaan sebelumnya. Masalah, peluang dan arahan tersebut merupakan dasar dalam menentukan tujuan.

3. Mengestimasi nilai proyek

Tidak mungkin untuk melakukan analisis feasibilitas yang menyeluruh berdasarkan fakta terbatas yang dapat dikumpulkan. Pekerjaan ini dipicu oleh pekerjaan sebelumnya yang menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk menilai sebuah proyek. Pekerjaan selanjutnya dalam tahap pemeriksaan awal hanya dilaksanakan bila dinyatakan cukup bernilai untuk dilanjutkan.

4. Merencanakan proyek

Bila suatu proyek sudah dinyatakan layak untuk dilanjutkan, baru dapat dilakukan perencanaan secara mendalam. Perencanaan awal proyek minimal harus terdiri dari rencana utama awal (baseline plan) yang mencakup penjadwalan dan penugasan sumber daya untuk seluruh proyek. Perencanaan ini akan di evaluasi pada akhir setiap tahap dari proyek. Selain itu juga harus ada rencana dan jadwal yang mendetail untuk menyelesaikan tahap berikutnya. Pekerjaan ini menjadi tanggung jawab dari manajer proyek.

5. Presentasi proyek beserta rencananya

Pada banyak organisasi, terdapat lebih banyak proyek yang potensial dibandingkan sumber daya yang diperlukan untuk mengerjakan atai membiayainya. Jadi sbuah proyek harus dipresentasikan kepada steering body untuk mendapat persetujuan. Steering body adalah sebuah dewan bisnis eksekutif dan manajer sistem yang mempelajari dan memberikan prioritas pada proposal proyek yang diajukan untuk menentukan proyek mana yang akan memberikan keuntungan terbesar bagi perusahaan dan yang akan disetujui untuk pengembangan sistem berkelanjutan. Setiap steering body harus terdiri dari ahli sistem atau manajer noninformasi.

Di samping itu, sangat penting untuk mempresentasikan jadwal dan tujuan dari suatu proyek kepada seluruh komunitas bisnis. Kemampuan komunikasi dan interpersonal yang efektif sangat dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan ini. Peserta pada tahap awal pemeriksaan ini dapat memutuskan bahwa proyeknya tidak layak untuk dilanjutkan. Steering body juga dapat memutukan bahwa ada proyek lain yang lebih penting. Jadi proyek tersebut akan segera dihentikan. Sebaliknya, jika proyek tersebut sudah disetujui oleh semua pemilik sistem dan steering body, proyek tesebut dapat dilanjutkan ke tahap analisis masalah.

Tahap Analisis Masalah

Tahap analisis masalah menjawab pertanyaan apakah masalah yang ada layak untuk dipecahkan atau tidak, atau dengan kata lain tahap analisis masalah biasa dikenal sebagai tahap kelayakan analisis.

Tahap analisis masalah tidak bisa dilewatkan, kecuali ada alasan untuk mempercepat tahap ini. Misalnya, proyek dijalankan atas dasar rencana strategis/taktis sehingga kelayakan dari proyek tidak diragukan lagi. Jika ini yang terjadi, tahap ini bisa direduksi jadi tahap pengenalan ke sistem saat ini, bukan menganalisanya.

Tujuan utama tahap analisis masalah adalah mempelajari dan mengerti asal masalah melalui analisis masalah, kesempatan, dan masalah. Biasanya digunakan model sistem seperti diagram aliran data,dsb. Sebaiknya, digunakan sistem modelling yang minimal.

Tergantung dari ukuran sistem, waktu untuk menyelesaikan tahap ini kira-kira 1-4 minggu, tahap analisis masalah ini terbagi menjadi tahap-tahap sebagai berikut:

1. Mencari sumber masalah

Tugas ini dipimpin oleh pimpinan proyek, namun difasilitasi oleh analis pimpinan sistem. Selain itu dibutuhkan pemilik dan pemakai program untuk membantu tahap ini, bahkan pemakai bisa dijadikan sebagai analis bisnis juga dalam tahap ini.
Yang bisa dihasilkan dari tahap ini adalah pengertian tentang sumber masalah dan kosakata bisnis.

2. Analisis masalah dan kesempatan

Analisis masalah sangat sulit untuk dikuasai, yang efektif adalah jika mempersepsikan setiap masalah menjadi analisis sebab dan akibat. Analisis sebab dan akibat mengarahkan kita ke pengertian sebenarnya tentang masalah dan solusi yang dihasilkan akan lebih kreatif dan berharga.

Tahap ini difasilitasi oleh analis sistem. Pemilik dan pemakai juga harus aktif berpartisipasi karena mereka adalah pakarnya sumber masalah. Desainer sistem dan pembangun sistem biasanya tidak dilibatkan, kecuali jika mereka diminta untuk menganalisa masalah teknis yang mungkin muncul di sistem.

3. Analisis proses bisnis

Tahap ini hanya dilakukan jika akan dilakukan perancangan ulang proses bisnis. Tahap ini difasilitasi oleh analis sistem dan analis bisnis. Sebaiknya, para analis ini sudah terlatih, berpengalaman di perancangan proses bisnis. Pemilik dan pemakai juga bisa membantu.

4. Menentukan tujuan perbaikan system

Setelah mengerti sistem secara keseluruhan, kita bisa menentukan tujuan dari perbaikan sistem. Tahap ini mendefinisikan kriteria perbaikan apa saja yang akan diukur dan dan mengidentifikasikan hambatan yang akan timbul.

Tujuan adalah ukuran kesuksesan, berupa hal yang ingin kita capai, sedangkan hambatan adalah semua hal yang akan membatasi fleksibilitas untuk menghasilkan solusi pencapaian tujuan.

Tahap ini difasilitasi oleh analis sistem. Pemilik dan pemakai juga harus aktif berpartisipasi karena mereka adalah pakarnya sumber masalah. Desainer sistem dan pembangun sistem biasanya tidak dilibatkan, kecuali jika mereka diminta untuk menganalisa masalah teknis yang mungkin muncul di sistem ini.

5. Memperbarui Rencana Proyek

Proses memperbarui rencana proyek difasilitasi oleh proyek manajer yang bekerja sama dengan pemilik sisem dan seluruh anggota tim yang berkecimpung dalam proyek tersebut.

6. Mempresentasikan Penemuan dan Rekomendasi• Proyek manajer dan eksekutif sponsor seharusnya bergabung untuk memfasilitasi pekerjaan ini (mempresentasikan penemuan dan rekomendasi.

Fase Analisis Kebutuhan

Kegiatan yang dilakukan di fase ini adalah :

1. Mendefinisikan masalah.

2. Menganalisis kebutuhan fungsional.

3. Mencari dan melengkapi kebutuhan.

4. Memprioritaskan kebutuhan.

5. Memperbarui rencana proyek.